Principiul 50-20-30 in Leadership-ul echipei

Citesc zilnic pe canalele de socializare si cele profesionale, citate cu si despre leaderi. Ceea ce ma frapeaza foarte mult sunt in special postarile celor care nu aplica in activitatea profesionala, principiile din mesajele transmise.

Aici vorbim si de organizatiile care au definite Misiunea si Valorile doar din motiv ca “asa se poarta”, dar ceea ce se intampla in realitate nu are nicio legatura cu ce scrie pe hartie sau pe peretii birourilor.

Este posibil ca si tu sa vezi idei de leadership promovate de persoane care stii ca nu le si aplica atunci cand ar trebui.

Dar vorba aia, fa ce zice popa nu ce face popa ????

Analizand lucrurile pe care le aveam de facut atunci cand coordonam echipe, indiferent de domeniul de activitate, mi-am dat seama ca partea cea mai stresanta si definitorie pentru ceea ce urma, era atunci cand trebuia sa inlocuiesc un angajat performant.

Nu ai totdeauna puterea de a pastra un angajat bun si am fost de fiecare data mandru atunci cand unul din oamenii mei faceau pasul catre urmatorul nivel in cariera lor.

Dar ce se intampla cand angajezi un om nou, sunt lucrurile nevazute din leadership, este acel efort care ulterior se transforma in ochii celorlalti norocul pe care l-ai avut ca ai gasit un angajat cu reale calitati profesionale si morale.

Nu totdeauna semnarea contractului de munca vine la pachet cu pregatirea la cele mai inalte standarde ale celui pe care tocmai l-ai angajat.

Coaching-ul si Leadership-ul sunt elementele care trebuiesc folosite la maxim in ceea ce priveste un nou angajat.

Cu cat vei depune mai mult efort la inceput cu atat implicarea ta ca va fi minima in activitatea angajatilor.

Scopul meu principal era sa aduc oamenii sa faca in 10 minute ceea altii faceau in 30. Nu am avut niciodata interesul sa ii fac sa munceasca 8 ore neintrerupt sau sa stea peste program.

Chiar eu em fost genul care spargea usa la ora 18, viata mea personala era mult mai importanta dupa acea ora.

Dar au fost momente cand am stat si pana la orele 22 sau am mers in weekend-uri neplatite la serviciu, cand aveam lucruri urgente de rezolvat.

Principiul care consider ca rezoneaza cel mai mult cu stilul meu de lucru si viziunea pe care o am in ceea ce priveste leadership-ul cu o echipa noua, sau un nou angajat, este principiul 50-20-30.

Imi impart cei 100% din timpul pe care mi-l acord formarii echipei (subliniez ca este modul de lucru in cazul unui nou angajat sau al unei echipe noi) in:

  1. 50% la inceputul formarii

Asa cum un avion consuma cea mai mare energie in momentul decolarii, partea de inceput al formarii unei echipe trebuie sa ocupe cea mai mare parte a timpului unui leader, cea mai mare energie consumata de leader.

O calatorie de succes depinde foarte mult de modul in care este orientata si canalizata energia.

Prin urmare la inceput ma preocup de urmatoarele aspecte:

I)      Clarificarea obiectivului principal

La inceputul calatoriei, folosesc timpul pentru a impartasi cu echipa care vreau sa fie rezultatul.

De cele mai multe ori ne pierdem pentru ca nu vedem imaginea de ansamblu. Asa ca folosesc acest timp pentru a ma asigura ca ne intelegem si avem acelasi scop si anume formarea unei echipe, cu imbinarea punctelor forte ale tuturor membrilor.

II)      Defalcarea obiectivului principal

Pentru a crea o omogenizare a echipei, trebuie creat automatismul colaborarii ai autocunoasterii.

Este momentul in care subliniez importanta sinceritatii si a feedback-ului pentru o colaborare intre membrii echipei atat pe orizontala cat si pe verticala.

Pun mare accent pe calitatea feedback-ului, este lucrul care poate face diferenta intre o echipa omogena sau una ce se va diviza in timp.

III)      Indrumarea

Aici stabilesc de comun acord, ce loc va ocupa fiecare om in echipa, care vor fi sarcinile si responsabilitatile fiecaruia.

In functie de punctele forte ale fiecarui membru, stabilesc sarcinile care ii revin fiecaruia.

Este modul in care se creaza responsabilizarea si se evita conflictele ce pot aparea in timp.

IV)      Resursele

Este momentul in care mai mult ascult, este acea parte in care fiecare membru spune ce asteptari si ce fel de resurse au nevoie.

Scopul meu principal este sa aflu ce au ei nevoie de la mine pentru a da randamentul maxim.

V)      Responsabilizarea

Este momentul sa inmanez stafeta. Le-am oferit ceea ce aveau nevoie pentru a „decola” si au „toate resursele pentru a reusi”.

Important este sa inteleaga foarte bine care este rolul lor in echipa si ca unul din cele mai importante elemente din buna functionare a echipei este comunicarea.

 

  1. 20% la mijlocul timpului pe care ti l-ai acordat

In tot acest timp observ si intervin punctual acolo unde consider. Insa orice interventie pastreaza linia leadership-ului si toate intrebarile sunt de tip coaching.

Cu cat iti consumi o cantitate mare de resurse si energie in perioada de formare a echipei, cu atat implicarea ta ulterioara va fi minima in coordonarea echipei.

Scopul tau principal ca leader este sa formezi alti leaderi, iar atunci cand business-ul functioneaza la fel de bine si in lipsa ta, poti spune ca ai atins succesul.

“Cum il inveti asa il ai” suna un vechi proverb. Prin urmare cum iti vei forma echipa si oamenii, asa va functiona colaborarea in toate proiectele voastre. La urma urmei e mai usor sa previi decat sa combati”.

  1. 30% la sfarsit

Finalul este la fel de important ca si inceputul. La urma urmei aterizarea este dovada faptului ca s-a ajuns cu bine la destinatie.

Este momentul in care se trag concluzii pentru a se evita in viitor eventuale confuzii. In acest moment abordez urmatoarele asptecte:

I)      Ascultarea

Aflu experientele si concluziile lor. Este iarasi momentul in care ascult mai mult, trebuie sa aflu cum vad ei experienta, ce a functionat sau ce trebuie schimbat din punctul lor de vedere.

II)      Generare de resurse

Solutiile la problemele pe care le-au intampinat le cer de la ei. Scopul meu este de a le crea deprinderea de a gasi solutii la fiecare problema, solutii pe care ulterior le dezbatem impreuna.

Prin urmare la fiecare problema semnalata adresez intrebari de genul “Si cum vezi tu o eventuala rezolvare/solutie in aceasta problema/situatie?”

III)      Refacerea traseului

Acest asect se rezuma cu urmatoarele intrebari, pe care le adresez fiecarui membru

Daca ar fi sa faci din nou acest lucru, sa refaci acest traseu, ce ai face diferit?”

“Daca ar fi sa spui un lucru pe care l-ai invatat in aceasta perioada, care ar fi acela?”

IV)      Formarea unui leader

Mi-am dorit intodeauna sa formez alti leaderi, prin urmare pe langa propria observatie, ma intereseaza si ce simt ceilalti.

Prin urmare o intrebare benefica in cee ace priveste pulsul echipei ar fi “Ati simtit ca unul dintre voi a aratat calitati de leader in aceasta perioada?”. In acest moment consider suficient un raspuns de genul nu/da, numele este mai putin relevant.

 

Sunt curios daca ti se pare productiv si aplicabil, principiul 50-20-30 in ceea ce priveste leadership-ul unei echipe noi. ????

 

O zi de impact iti doresc ????

Cosmin Manole

Comunicarea pe email – intre conflict si profesionalism

Imi aduc aminte cum era prima zi de munca dupa concediu. Deschid calculatorul, pornesc aplicatiile necesare activitatii si in cele din urma mail-ul de serviciu. Inbox-ul incepe sa se innegreasca si incepe sa numere (precum un copil doar ca nu se opreste niciodata la 10????).

Dupa o saptamana de concediu sunt cateva zeci (spre suta) de email-uri unread. Fixez degetul pe delete si incep sa le sortez (sa fim seriosi, cel putin un sfert din ele nu sunt importante si multe s-au rezolvat deja????).

Ma opresc asupra celor de business si incep sa recuperez timpul pierdut, incerc sa vad ce s-a mai intamplat important, ce campanii au mai inceput sau daca a avut loc vreo schimbare de strategie de business.

Astazi vreau sa vorbesc putin despre comunicarea pe care o avem cu totii in scris si care nu de putine ori genereaza frustrari sau conflicte, prin urmare o sa abordez cateva lucruri pe care le-am observat de-a lungul carierei sau pe care le-am auzit in discutiile pe care multi dintre noi le purtam atunci cand iesim la o masa in oras dar uitam sa ne rupem de viata profesionala.

  1. Stabileste ce vrei sa transmiti inainte de a compune email-ul

Inainte de a trimite un email trebuie sa fii constient ca cel ce il va primi, cu siguranta nu detine toate informatiile pe care tu le ai. Prin urmare scrie punandu-te in pozitia celui ce il va citi, transmite informatia in asa fel incat sa fie usor de inteles de catre cel ce citeste nu tie.

Elimina-ti pe cat posibil toate presupunerile, care ne fac de multe ori sa fim superficiali atunci cand trimitem un email, sau sa omitem mentionarea unor date importante.

Scrie ca si cum persoana care va primi acel mail, lucreaza de numai 2 zile in companie sau in proiectul respectiv.

Atunci cand nu te asiguri ca ceea ce scrii, este complet si va fi usor de inteles de oricine va citi acel email, pot aparea urmatoarele situatii:

–          Se va generea un ping-pong de intrebari si raspunsuri (avand sanse sa se genereze chiar un conflict)

–          Se va actiona intr-o directiva gresita (daca si cel ce primeste se va baza pe presupuneri atunci cand nu e sigur pe un lucru citit)

–          Nu se va actiona (e posibil ca destinatarul email-ului sa considere ca nu este important, daca modul in care i-ai scris este vag sau superficial)

  1. Foloseste un ton colegial si profesional

Nu de putine ori am intalnit conflicte din cauza deficientei in comunicare generate  de modul de exprimare.

Ca sa dau un exemplu, sunt acele comunicari intre departamente din linii de business diferite, deci la acelasi nivel erarhic din punct de vedere al organigramei, dar ale caror angajati, din dorinta de a-si impune punctul de vederea sau ideea, trateaza discutia pozitionandu-se pe o treapta de superioritate dar doar din punct de vedere al limbajului si modului de exprimare.

Fara a intra in detalii cu privire la tipologiile LAB Profile, daca nu cunosti suficient de bine interlocutorul din punct de vedere al personalitatii acestuia, sunt mari sanse sa generezi doar un conflict ce va escalada si produce un conflict si ai mari sanse sa “pierzi” negocierea.

Cat timp vei accepta parerile celorlalti fara a lua personal ceea ce iti spun si mai mult decat atat, cat timp iti vei exprima dezacordul politicos si cu argumente, ai mari sanse sa castigi negocierea.

  1. Nu oferi feedback negativ in mail-uri de grup

Nu sunt de acord cu termenul de feedback negativ in general si mai ales pe email, insa tinand cont ca este o practica in special in companiile cu un numar mare de angajati, o sa incerc sa iti explic cam ce se produce atunci cand procedezi asa.

–          cand eram mici, parintii ne pedepseau pe multi dintre noi pentru notele slabe la invatatura. Prin urmare una din solutiile noastre era sa ascundem in viitor atunci cand luam note mici in speranta ca pana vor afla, ne vom indrepta media cu o nota mai mare (la teza sau la copiat????)

>   prin urmare ai sanse mari ca ceilalti sa incerce ca tu sa afli doar ce iti doresti, ai sanse sa pierzi sinceritatea si deci profesionalismul echipei, iar in cele din urma tu vei fi cel afectat la final

–          la fel, atunci cand dai un feedback pe un mail de grup, se aseamana cu educatia facuta prin competitia cu vecinul, colegul, copilul colegei de serviciu. Rezultatul e acela ca suntem programati pentru competitia cu ceilalti nu cu noi, ca ne dorim sa fim mai buni decat ceilalti nu fata de noi cei de ieri.

>   sunt sanse mari ca efectul sa fie nu motivarea celor cu rezultate slabe ci incetinirea celor cu rezultate bune, prin urmare data viitoare ai sanse ca performerii sa ramana aceeasi (sau nu) dar cu rezultate mai slabe si la o diferenta mult mai mica fata de ceilalti

  1. Asigura-te ca ai toate datele problemei

O sa repet ideea intrucat este foarte importanta si o problema des intalnita, o greseala pe care am facut-o si eu de multe ori.

Elimina-ti obiceiul de a presupune si inainte de a compune email-ul sau a raspunde la unul, asigura-te ca ai inteles exact despre ce este vorba si ce a vrut celalalt sa spuna, evitand sa judeci problema sau persoana raportand-le la felul tau de a fi si in functie de cunostintele si informatiile pe care tu le detii.

  1. Ia o mica pauza inainte de a scrie un email important

Recunosc ca mult timp am fost un tip vulcanic, o persoana colerica si am generat multe conflicte cand interpretam gresit un email primit si consideram ca mi se aduce o acuza sau un afront personal.

Greseala pe care o faceam de fapt, era ca raspundeam imediat ce citeam un email, iar raspunsul era dat de emotii, de judecata la adresa celuilalt, in nici un caz nu era un raspuns la nivel rational. Este important sa iti dai seama ca transmiti un mesaj exclusiv verbal si ca emotiile de multe ori nu pot fi citite cu usurinta printre randuri.

Am rezolvat impulsivitate prin a lua o pauza inainte de a scrie email-ul de raspuns si in pauza de a-mi pune urmatoarele intrebari:

  1. Ce simt in momentul asta?
  2. Ce castig daca raspund agresiv?
  3. Imi doresc linistea prin neescaladarea conflictului?
  4. Sunt absolut sigur ca am inteles corect sau ca celalt are o problema personala cu mine?
  5. Care este cea mai buna abordare pentru linistea si binele meu?         
  6. Analizeaza-te putin – exercitiul NLP

Foloseste situatiile precum cele exemplificate, pentru a te cunoaste pe tine. Lucruri care ne supara sau nu ne convin la ceilalti, sunt lucrurile pe care le regasim la noi.

Prin urmare, de fiecare data cand o persoana te supara, iti recomand urmatorul exercitiu de autocunoastere, care te va ajuta foarte mult, vei vedea ce simti cu privire la situatia respectiva dupa ce il faci:

–          Identifica ce te supara mai exact la persoana respectiva, ce nu iti place, ce te deranjeaza la ea in general sau intr-o situatie punctuala

–          Dupa ce ai identificat ce anume te deranjeaza la cealalta persoana, intreaba-te “In ce situatie ma recunosc pe mine cum nu imi place celalalt. In ce situatie din viata mea, sunt la fel ca el”

De cele mai multe ori iti va fi greu sa te regasesti, pentru ca sunt acolo, dar mult prea profunde, sufficient de mascate. Asa ca o sa iti dau exemple personale, pentru a intelege la ce nivel pot fi asemanarile:

a) Spre exemplu nu imi plac persoanele care intarzie, eu fiind o persoana punctuala. Mi-a fost foarte greu sa ma regasesc in aceasta intarziere, pana mi-am dat seama ca asa sunt in ceea ce priveste unele proiecte ale mele, intarzii in a ma ocupa de ele, in a le lansa.

b) Un alt exemplu este al unei persoane care nu ii suporta pe cei agresivi cu cei din jur. Ea era o persoana pasnica, nu ar fi deranjat pe nimeni in jur, iar de violenta nu se punea problema.

Insa avea un viciu, fuma. Prin urmare era agresiva cu propriul organism, cu propria viata (conform studiilor se pare ca fumatul dauneaza sanatatii????)

  1. Spune multumesc / o zi buna

Important aici nu este numai sa scrii ci si cum scrii. Aici ma refer la faptul ca este important cum ai scris restul email-ului, in sensul ca daca a fost unul agresiv, vei genera prin “O zi buna” o amplificare a agresivitatii, fiind interpretabil ca o ironie.

In mod normal, conteaza foarte mult ca celalt sa primeasca o “relaxare mentala” in ceea ce priveste subiectul discutat, nu te va percepe ca un “inamic” si discutia mai mult ca sigur va fi una productiva si respectuoasa daca modul in care iti termini adresarea este una calma si colegiala.

  1. Verifica destinatarul inainte de a da sent ????

Pe cat de banal, pe atat de important este acest aspect. Chiar si mie mi s-a intamplat dar am colegi care au dat-o rau in bara. ????

Cu totii avem colegi care au nume asemanatoare cu ale sefilor sau clientilor (sau incep cu aceeasi litera). Prin urmare ai grija ce adresa ai scris la destinatar intrucat se poate intampla ca din graba sa o selectezi pe prima aparuta in lista  de sugestii, iar mesajul sa ajunga la cine nu iti doresti.

La fel se poate intampla daca din graba, in loc de forward dai reply, sau mai rau reply all ????

Prin urmare inainte de a expedia mesajul, mai “arunca” un ochi pe el.

 

Sunt multe exemple ce pot fi date in cadrul acestui subiect, insa am incercat sa le cuprind pe cat posibil pe cele mai des intalnite si auzite, insa sunt sanse sa revin si cu altele intr-un articol ulterior.

O zi de impact iti doresc ????

Cosmin

PS: As aprecia daca tu personal ai o situatie punctuala in tema articolului, sa o dezbatem scriindu-mi in comentariu mai jos, sau intr-un mesaj aici sau pe facebook

PSS: Daca ti s-a parut util acest articol, ajuta-ma cu un share pentru a putea ajunge la cat mai multe persoane