Imi aduc aminte cum era prima zi de munca dupa concediu. Deschid calculatorul, pornesc aplicatiile necesare activitatii si in cele din urma mail-ul de serviciu. Inbox-ul incepe sa se innegreasca si incepe sa numere (precum un copil doar ca nu se opreste niciodata la 10????).
Dupa o saptamana de concediu sunt cateva zeci (spre suta) de email-uri unread. Fixez degetul pe delete si incep sa le sortez (sa fim seriosi, cel putin un sfert din ele nu sunt importante si multe s-au rezolvat deja????).
Ma opresc asupra celor de business si incep sa recuperez timpul pierdut, incerc sa vad ce s-a mai intamplat important, ce campanii au mai inceput sau daca a avut loc vreo schimbare de strategie de business.
Astazi vreau sa vorbesc putin despre comunicarea pe care o avem cu totii in scris si care nu de putine ori genereaza frustrari sau conflicte, prin urmare o sa abordez cateva lucruri pe care le-am observat de-a lungul carierei sau pe care le-am auzit in discutiile pe care multi dintre noi le purtam atunci cand iesim la o masa in oras dar uitam sa ne rupem de viata profesionala.
-
Stabileste ce vrei sa transmiti inainte de a compune email-ul
Inainte de a trimite un email trebuie sa fii constient ca cel ce il va primi, cu siguranta nu detine toate informatiile pe care tu le ai. Prin urmare scrie punandu-te in pozitia celui ce il va citi, transmite informatia in asa fel incat sa fie usor de inteles de catre cel ce citeste nu tie.
Elimina-ti pe cat posibil toate presupunerile, care ne fac de multe ori sa fim superficiali atunci cand trimitem un email, sau sa omitem mentionarea unor date importante.
Scrie ca si cum persoana care va primi acel mail, lucreaza de numai 2 zile in companie sau in proiectul respectiv.
Atunci cand nu te asiguri ca ceea ce scrii, este complet si va fi usor de inteles de oricine va citi acel email, pot aparea urmatoarele situatii:
– Se va generea un ping-pong de intrebari si raspunsuri (avand sanse sa se genereze chiar un conflict)
– Se va actiona intr-o directiva gresita (daca si cel ce primeste se va baza pe presupuneri atunci cand nu e sigur pe un lucru citit)
– Nu se va actiona (e posibil ca destinatarul email-ului sa considere ca nu este important, daca modul in care i-ai scris este vag sau superficial)
-
Foloseste un ton colegial si profesional
Nu de putine ori am intalnit conflicte din cauza deficientei in comunicare generate de modul de exprimare.
Ca sa dau un exemplu, sunt acele comunicari intre departamente din linii de business diferite, deci la acelasi nivel erarhic din punct de vedere al organigramei, dar ale caror angajati, din dorinta de a-si impune punctul de vederea sau ideea, trateaza discutia pozitionandu-se pe o treapta de superioritate dar doar din punct de vedere al limbajului si modului de exprimare.
Fara a intra in detalii cu privire la tipologiile LAB Profile, daca nu cunosti suficient de bine interlocutorul din punct de vedere al personalitatii acestuia, sunt mari sanse sa generezi doar un conflict ce va escalada si produce un conflict si ai mari sanse sa “pierzi” negocierea.
Cat timp vei accepta parerile celorlalti fara a lua personal ceea ce iti spun si mai mult decat atat, cat timp iti vei exprima dezacordul politicos si cu argumente, ai mari sanse sa castigi negocierea.
-
Nu oferi feedback negativ in mail-uri de grup
Nu sunt de acord cu termenul de feedback negativ in general si mai ales pe email, insa tinand cont ca este o practica in special in companiile cu un numar mare de angajati, o sa incerc sa iti explic cam ce se produce atunci cand procedezi asa.
– cand eram mici, parintii ne pedepseau pe multi dintre noi pentru notele slabe la invatatura. Prin urmare una din solutiile noastre era sa ascundem in viitor atunci cand luam note mici in speranta ca pana vor afla, ne vom indrepta media cu o nota mai mare (la teza sau la copiat????)
> prin urmare ai sanse mari ca ceilalti sa incerce ca tu sa afli doar ce iti doresti, ai sanse sa pierzi sinceritatea si deci profesionalismul echipei, iar in cele din urma tu vei fi cel afectat la final
– la fel, atunci cand dai un feedback pe un mail de grup, se aseamana cu educatia facuta prin competitia cu vecinul, colegul, copilul colegei de serviciu. Rezultatul e acela ca suntem programati pentru competitia cu ceilalti nu cu noi, ca ne dorim sa fim mai buni decat ceilalti nu fata de noi cei de ieri.
> sunt sanse mari ca efectul sa fie nu motivarea celor cu rezultate slabe ci incetinirea celor cu rezultate bune, prin urmare data viitoare ai sanse ca performerii sa ramana aceeasi (sau nu) dar cu rezultate mai slabe si la o diferenta mult mai mica fata de ceilalti
-
Asigura-te ca ai toate datele problemei
O sa repet ideea intrucat este foarte importanta si o problema des intalnita, o greseala pe care am facut-o si eu de multe ori.
Elimina-ti obiceiul de a presupune si inainte de a compune email-ul sau a raspunde la unul, asigura-te ca ai inteles exact despre ce este vorba si ce a vrut celalalt sa spuna, evitand sa judeci problema sau persoana raportand-le la felul tau de a fi si in functie de cunostintele si informatiile pe care tu le detii.
-
Ia o mica pauza inainte de a scrie un email important
Recunosc ca mult timp am fost un tip vulcanic, o persoana colerica si am generat multe conflicte cand interpretam gresit un email primit si consideram ca mi se aduce o acuza sau un afront personal.
Greseala pe care o faceam de fapt, era ca raspundeam imediat ce citeam un email, iar raspunsul era dat de emotii, de judecata la adresa celuilalt, in nici un caz nu era un raspuns la nivel rational. Este important sa iti dai seama ca transmiti un mesaj exclusiv verbal si ca emotiile de multe ori nu pot fi citite cu usurinta printre randuri.
Am rezolvat impulsivitate prin a lua o pauza inainte de a scrie email-ul de raspuns si in pauza de a-mi pune urmatoarele intrebari:
- Ce simt in momentul asta?
- Ce castig daca raspund agresiv?
- Imi doresc linistea prin neescaladarea conflictului?
- Sunt absolut sigur ca am inteles corect sau ca celalt are o problema personala cu mine?
- Care este cea mai buna abordare pentru linistea si binele meu?
-
Analizeaza-te putin – exercitiul NLP
Foloseste situatiile precum cele exemplificate, pentru a te cunoaste pe tine. Lucruri care ne supara sau nu ne convin la ceilalti, sunt lucrurile pe care le regasim la noi.
Prin urmare, de fiecare data cand o persoana te supara, iti recomand urmatorul exercitiu de autocunoastere, care te va ajuta foarte mult, vei vedea ce simti cu privire la situatia respectiva dupa ce il faci:
– Identifica ce te supara mai exact la persoana respectiva, ce nu iti place, ce te deranjeaza la ea in general sau intr-o situatie punctuala
– Dupa ce ai identificat ce anume te deranjeaza la cealalta persoana, intreaba-te “In ce situatie ma recunosc pe mine cum nu imi place celalalt. In ce situatie din viata mea, sunt la fel ca el”
De cele mai multe ori iti va fi greu sa te regasesti, pentru ca sunt acolo, dar mult prea profunde, sufficient de mascate. Asa ca o sa iti dau exemple personale, pentru a intelege la ce nivel pot fi asemanarile:
“
a) Spre exemplu nu imi plac persoanele care intarzie, eu fiind o persoana punctuala. Mi-a fost foarte greu sa ma regasesc in aceasta intarziere, pana mi-am dat seama ca asa sunt in ceea ce priveste unele proiecte ale mele, intarzii in a ma ocupa de ele, in a le lansa.
b) Un alt exemplu este al unei persoane care nu ii suporta pe cei agresivi cu cei din jur. Ea era o persoana pasnica, nu ar fi deranjat pe nimeni in jur, iar de violenta nu se punea problema.
Insa avea un viciu, fuma. Prin urmare era agresiva cu propriul organism, cu propria viata (conform studiilor se pare ca fumatul dauneaza sanatatii????)
“
-
Spune multumesc / o zi buna
Important aici nu este numai sa scrii ci si cum scrii. Aici ma refer la faptul ca este important cum ai scris restul email-ului, in sensul ca daca a fost unul agresiv, vei genera prin “O zi buna” o amplificare a agresivitatii, fiind interpretabil ca o ironie.
In mod normal, conteaza foarte mult ca celalt sa primeasca o “relaxare mentala” in ceea ce priveste subiectul discutat, nu te va percepe ca un “inamic” si discutia mai mult ca sigur va fi una productiva si respectuoasa daca modul in care iti termini adresarea este una calma si colegiala.
-
Verifica destinatarul inainte de a da sent ????
Pe cat de banal, pe atat de important este acest aspect. Chiar si mie mi s-a intamplat dar am colegi care au dat-o rau in bara. ????
Cu totii avem colegi care au nume asemanatoare cu ale sefilor sau clientilor (sau incep cu aceeasi litera). Prin urmare ai grija ce adresa ai scris la destinatar intrucat se poate intampla ca din graba sa o selectezi pe prima aparuta in lista de sugestii, iar mesajul sa ajunga la cine nu iti doresti.
La fel se poate intampla daca din graba, in loc de forward dai reply, sau mai rau reply all ????
Prin urmare inainte de a expedia mesajul, mai “arunca” un ochi pe el.
Sunt multe exemple ce pot fi date in cadrul acestui subiect, insa am incercat sa le cuprind pe cat posibil pe cele mai des intalnite si auzite, insa sunt sanse sa revin si cu altele intr-un articol ulterior.
O zi de impact iti doresc ????
Cosmin
PS: As aprecia daca tu personal ai o situatie punctuala in tema articolului, sa o dezbatem scriindu-mi in comentariu mai jos, sau intr-un mesaj aici sau pe facebook
PSS: Daca ti s-a parut util acest articol, ajuta-ma cu un share pentru a putea ajunge la cat mai multe persoane
